Первое знакомство

Запуск Microsoft Excel

Для запуска Excel необходимо щелкнуть кнопку Пуск на панели задач в группе меню Программы выбрать пункт Microsoft Excel.

При запуске Excel на экране появляется окно с пустой таблицей. При первом запуске этот документ имеет стандартное имя Книга1, которое указывается в строке заголовка.

Использование справочной системы

В любой момент времени вы можете получить помощь от справочной системы. Для работы с ней предназначен пункт меню со знаком вопроса. Так же можно воспользоваться горячей клавишей F1.

Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel

Книги. Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы. Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.

Вкладки листов. Имена листов отображаются на вкладках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку.

Элементы экрана

Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь установлена кнопка Файл, которая предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого доступа.

Строка меню

Под строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

Перемещение и прокрутка внутри листа

Для перехода между ячейками листа используется мышь или клавиши со стрелками. При переходе на ячейку она становится активной. Для перехода в другую область листа используются полосы прокрутки. Полоса прокрутки – полосы вдоль правой и нижней сторон окна. Чтобы прокрутить содержимое окна, перетаскивайте бегунок или нажимайте кнопки со стрелками.

Переход на другой лист книги

Укажите ярлычок листа, содержащего нужные данные. Если ярлычок нужного листа не виден, то для его отображения используйте кнопки прокрутки листов. Затем укажите необходимый ярлычок.

Создание, закрытие и сохранение файлов Создание книги

  1. Нажимаем кнопку Файл и выбираем Создать.
  2. Чтобы создать новую пустую книгу, выберите Новая книга. Открытие книги
  3. Нажимаем кнопку Файл и нажимаем Открыть или просто нажимаем кнопку Открыть на панели быстрого доступа.
  4. В поле Папка укажите путь, где находится книга, которую требуется открыть. Также для удобства, при нажатии на кнопку Файл появляется вкладка Последние, где показаны последние ранее открывавшиеся документы.
  5. Нажмите кнопку Открыть.

Сохранение книги

При первом сохранении книги указывается имя файла и место, куда он будет помещен. Во время каждого последующего сохранения книга будет обновляться в соответствии с внесенными в нее изменениями. Для этого можно просто нажать кнопку Сохранить 

Сохранение новой книги 

  1. Выберите команду кнопка Файл /Сохранить как и в поле Тип файла выберите необходимый тип сохранения документа (например, Книга Excel).
  2. В окне Сохранение документа укажите диск и папку, в которую будет помещена книга.
  3. В поле Имя файла введите имя книги.
  4. Нажмите кнопку Сохранить.

Закрытие книги

Выберите команду Кнопка Файл/ Закрыть. Ввод и форматирование данных

Ввод данных 

  1. Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные.
  2. Наберите данные и нажмите клавишу ENTER.

Изменение содержимого ячейки 

  1. Дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить.
  2. Измените содержимое ячейки.
  3. Для сохранения изменений нажмите клавишу ENTER. Для отмены изменений нажмите клавишу ESC.

Очистка ячейки 

  1. Выделите ячейки, строки или столбцы, которые следует очистить.
  2. В меню Главная в подменю Редактирование выберите команду Очистить , а затем — Все, Форматы, Содержимое, Примечания или  Гиперссылки, либо нажмите кнопку Delete на клавиатуре, если нужно очистить все.

1.1.           Пользовательский интерфейс «лента»

Все команды сведены в группы, состав которых отображается при выборе определенной вкладки, расположенной на ленте.

Рис. 1.1 Структура ленты

Вкладки ориентированы на выполнение конкретной задачи, группы на каждой вкладке разбивают задачи на ее составляющие, например, группа Шрифт для форматирования элементов текста, группа Выравнивание для настройки параметров выравнивания данных в ячейках и т.д. Кнопки команд в каждой группу служат для быстрого выполнения команд.

Вкладку можно выбрать, щелкнув по ней левой кнопкой мыши (ЛКМ). Для выбранной вкладки отобразятся группы с кнопками команд.

В группах справа от названия групп располагаются маленькие значки – Кнопки вызова диалоговых окон. По нажатию такой кнопки открывается соответствующее диалоговое окно или область задач, содержащая дополнительные  параметры,  связанные с данной группой. Окна диалога — используются для введения дополнительных данных, необходимых для выполнения тех или иных действий. Некоторые ОД содержат Вкладки (Tabs), для более удобной группировки настраиваемых параметров. ОД можно перемещать по экрану, с помощью строки заголовка. ОД нельзя свернуть. После настройки всех необходимых параметров, ОД необходимо закрыть любым корректным способом: нажатие на кнопку ОК или Отмена.

Кроме стандартного набора вкладок, которые отображаются на «ленте» при запуске Office Excel 2010, имеются вкладки,  называемые  контекстными инструментами, которые появляются в интерфейсе в зависимости от выполняемой задачи.

Контекстные вкладки. Контекстные вкладки позволяют  работать  с  элементом, который выделен на странице, например, с таблицей, изображением или графическим объектом. Если щелкнуть такой элемент, относящийся к нему набор контекстных вкладок, выделенный цветом, появится рядом со стандартными вкладками.

Например, на рис.1.2 после добавления сводной таблицы появились новые вкладки Конструктор и Параметры, предназначенные для работы со сводными таблицами.

Рис. 1.2. Контекстные инструменты

 

1.2.           Контекстные меню

Контекстные меню (Pop-up menu) содержат команды, которые применяются наиболее часто к выделенным элементам или объектам. Содержание этих меню зависит от контекста обращения к ним.

Для вызова контекстного меню необходимо подвести указатель мыши (УМ) к элементу или объекту, с которым вы хотите работать, и выполнить щелчок правой кнопкой мыши (ПКМ) (Рис. 1.3).

Рис. 1.3. Контекстное меню

1.3.           Вкладка (меню) “Файл”

Одним из основных улучшений Office 2010 является представление Microsoft Office Backstage, своего рода отправная точка для выполнения всех задач по управлению файлами, созданными в приложении Office 2010. Круглая цветная кнопка Microsoft Office в Office 2007 заменена вкладкой «Файл».

Вкладка Файл всегда расположена в ленте первой слева. По своей сути  вкладка

Файл представляет собой меню (рис.1.4).

Рис. 1.4. Меню Файл

Меню содержит команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для настройки Excel (Справка, Параметры).

Команды Сохранить как и Открыть вызывают соответствующие окна для работы с файловой системой.

 

Команда Сведения (см. рис. 1.4) открывает раздел вкладки для установки защиты документа, проверки совместимости документа с предыдущими версиями Excel, работы с версиями документа, а также просмотра и изменения свойства документа.

Команда Последние открывает раздел вкладки со списком последних файлов, с которыми работали в Excel, в том числе закрытых без сохранения

1.4.           Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхней части окна приложения Excel 2010 (см. Приложение 1) и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям. Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые команды.

1.5.  Смарт-теги

Смарт-теги (Smart tags) — это набор “интеллектуальных кнопок”, которые появляются, когда в них возникает необходимость, и позволяют выбрать наиболее быстрый способ выполнения задачи. В MS Excel смарт-теги помогают управлять функциями автозамены и автозаполнения, изменять форматирование копируемых данных перед их вставкой, устранять ошибки, возникающие в формулах и функциях и т.д.

Смарт-теги предоставляют доступ к параметрам, которые можно настроить без нажатия на кнопки на ПИ или выбора необходимых пунктов меню. Для открытия меню смарт-тега выполните следующие действия:

  1. Подведите УМ к тексту с индикатором смарт-тега и дождитесь появления кнопки
Действия смарт-тегов.
  1. Нажмите кнопку списка рядом с кнопкой смарт-тега.
  2. Выберите необходимое действие.

/     Внешний вид кнопок смарт-тега и список действий зависят от выполняемых операций:

  • кнопка Параметры автозамены (Auto Correct Options),
  • кнопка Параметры вставки (Paste Options),
  • кнопка Источник ошибки (Error Checking Options),
  • кнопка Параметры добавления (Insert Options)
Другие элементы интерфейса

Строка заголовка (Title bar) содержит информацию об имени программы и имени активной рабочей книги. При открытии новой рабочнй книги ей присваивается временное имя КнигаN (BookN).

Строка формул (Formula bar) отображает действительное содержимое активной ячейки.

Поле имени (Name box) расположено в левой части строки формул и отображает имя активной ячейки.

Полосы прокрутки (Scroll bars) (вертикальная и горизонтальная) предназначены для просмотра содержимого рабочей книги по горизонтали и вертикали с помощью мыши. Бегунок на полосе прокрутки показывает положение текущего отображаемого фрагмента относительно всего содержимого рабочей книги, открытой в окне.

Ярлычки рабочих листов (Sheet tabs) содержат имена рабочих листов и используются для выбора нужного листа рабочей книги.

Строка состояния (Status bar) представляет собой горизонтальную полосу в нижней части окна рабочей книги. В строке состояния отображаются данные о  текущем состоянии содержимого окна и другие сведения, зависящие от контекста.

Маркер ввода перемещается по мере ввода текста и указывает место в редактируемом документе, куда будет произведена вставка текста.

Окна диалога (Dialog windows) – используются для введения дополнительных данных, необходимых для выполнения тех или иных действий. Некоторые окна  диалога (ОД) содержат Вкладки (tabs), для более удобной группировки настраиваемых параметров. ОД можно перемещать по экрану за строку заголовка. ОД нельзя свернуть. После настройки всех необходимых параметров, ОД необходимо закрыть, используя соответствующие кнопки в нижней части ОД.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.